Het verschil tussen een vertrouwenspersoon en een klachtenfunctionaris – wat moet jouw organisatie regelen?

Door Backoffice Team Merlijn Gepubliceerd op 11 aug 2025

Waarom dit belangrijk is voor jouw organisatie

Steeds meer organisaties in Nederland zijn wettelijk verplicht om een vertrouwenspersoon en klachtenfunctionaris aan te stellen. Dit is essentieel voor een veilige en integere werkomgeving én voorkomt juridische en reputatierisico’s.
Maar wat doet een klachtenfunctionaris? En hoe verschilt deze rol van een vertrouwenspersoon?

Wat doet een vertrouwenspersoon?

Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die te maken krijgen met:

• Ongewenste omgangsvormen (pesten, discriminatie, (seksuele) intimidatie)
• Integriteitskwesties
• Situaties waarin zij zich onveilig voelen

De vertrouwenspersoon biedt:
– Een luisterend oor
– Advies en ondersteuning bij vervolgstappen
– Doorverwijzing naar passende hulp

Belangrijk: de vertrouwenspersoon behandelt geen formele klachten – de rol is preventief en adviserend.

Wat doet een klachtenfunctionaris?

De klachtenfunctionaris is de procesbewaker bij een officiële klacht. Deze professional:

• Ontvangt en registreert de klacht
• Toetst of de klacht ontvankelijk is
• Bewaakt de termijnen en procedure
• Communiceert met klager en aangeklaagde
• Adviseert de klachtencommissie

De klachtenfunctionaris zorgt voor een zorgvuldige, objectieve en transparante afhandeling.

De belangrijkste verschillen:

Ben je wettelijk verplicht deze functies te hebben?

In sectoren zoals zorg, onderwijs, overheid en kinderopvang is een vertrouwenspersoon en klachtenfunctionaris verplicht. Ook in andere branches wordt dit steeds vaker verwacht.

Heb je dit niet geregeld? Dan loop je risico op:

• Niet-naleving van wetgeving
• Escalaties en conflicten
• Reputatieschade

Wil je direct compliant zijn? Wij bieden ervaren externe professionals door heel Nederland. Ook vind je bij Merlijn diverse opleidingen voor vertrouwenspersonen.

Inzetbare van een (externe) vertrouwenspersoon

Inzet van een (exerne) klachtenfunctionaris

Verschillende opleidingen tot vertrouwenspersoon